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17. April 2010

Arbeit abnehmen, nicht verursachen

BZ-GASTBEITRAG: Ein Blick durchs Schlüsselloch zur Personalabteilung hilft, seine Chancen bei einer Bewerbung zu verbessern.

Personalauswahl ist riskant, weil sie zeit-, geld- und arbeitsaufwendig ist. Eine Stelle zu besetzen dauert oft Wochen, manchmal sogar Monate, kostet schnell das Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle und verursacht vielen Menschen im Unternehmen viel Arbeit. Ein Blick durchs Schlüsselloch zur Personalabteilung verrät, wie die andere Seite bei einer Stellenbesetzung vorgeht und welcher Bewerber am Schluss den Job bekommt.

Personalauswahl läuft in fünf Schritten ab: Die Definition des Anforderungsprofils findet im Gespräch zwischen der Fachabteilung, in der der neue Mitarbeiter arbeiten soll, und der Personalabteilung, die die Mitarbeiterbeschaffung durchführt, statt. Danach geht der Personaler an die Suche und Anwerbung geeigneter Bewerber. Das macht er unter anderem mit einer Stellenanzeige in Zeitungen und im Internet. Die eingegangenen Post- beziehungsweise Onlinebewerbungen werden nach dem ersten Gesamteindruck aussortiert. Ungeeignete Bewerber erhalten eine Absage, geeignete Bewerber eine Einladung zum Vorstellungstermin. Gespräche werden geführt, eventuell auch Tests durchgeführt. Wenn die Entscheidung für einen Bewerber gefallen ist, wird dessen Eintritt und Integration als neuer Mitarbeiter vorbereitet.

Bewerber können einiges tun, um ihre Chancen auf eine Einladung zum Gespräch und einen Arbeitsvertrag zu erhöhen. Es gilt das Erfolgsprinzip: Dem Personaler Arbeit abnehmen, keine Arbeit verursachen. Man bewirbt sich schließlich als Arbeitnehmer, nicht als Arbeitsverursacher. Jeder Bewerbungsschritt sollte daraufhin überprüft werden, ob dem Personaler damit unnötige Arbeit verursacht wird. Das fängt beim Bewerbungsweg an. Bewerber sollten sich an die vom Unternehmen gewünschten Vorgaben halten. In einer Stellenanzeige steht beispielsweise nicht zum Spaß: "Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise per E-Mail als zusammenhängende PDF-Datei." Durch die Zusammenfassung aller Unterlagen in einer PDF-Datei erspart der Bewerber dem Personaler ein massenhaftes Mehrfachklicken. Für den einzelnen Bewerber mag es kein großer Aufwand sein, beispielsweise zehn einzelne Anhänge an einer E-Mail zu öffnen. Aber versetzt man sich einmal in die Lage des Personalers im Unternehmen, wird schnell deutlich, dass der auf eine Stellenanzeige in der Regel zig, im Internetzeitalter sogar zig hundert Bewerbungen bekommt. Zig hundert Bewerbungen mal zehn Anhänge pro Bewerbung bedeutet zig tausend Mal klicken, um alle Dokumente anzuschauen. Das macht ein Personaler nicht, denn dafür hat er keine Zeit. Die hohe Arbeitsbelastung lässt es nicht zu, sich unnötig lange mit einer Bewerbung aufzuhalten.

Bewerber kommen dann in die engere Wahl, wenn sie ihre Qualifikationen und ihre fachlichen, sozialen und persönlichen Kompetenzen in den Bewerbungsunterlagen und der Selbstpräsentation im Bewerbungsgespräch überzeugend darstellen. Auf der anderen Seite muss ankommen, dass der Bewerber seine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Erfolg des Unternehmens einsetzen kann und will. Die schriftliche und mündliche Selbstpräsentation muss formal korrekt, vollständig, aussagekräftig und ansprechend sein. Denn die Bewerbung ist die erste Arbeitsprobe. So wie sich jemand bewirbt, so wird er später arbeiten.

Autor: Hans-Georg Willmann