Wenn Sie sich diesen Artikel vorlesen lassen wollen benutzen Sie den Accesskey + v, zum beenden können Sie den Accesskey + z benutzen.

31. Januar 2009

Ordnung schafft Raum

Das Schreibtischchaos beseitigen

Papierberge auf dem Schreibtisch und eine Flut von Unterlagen in den Ordnern – Ordnung in den Alltag zu bringen scheint eine naheliegende Idee. Doch wann fängt man damit an, und wo und vor allem wie? Als Ordnungsberaterin, neudeutsch kurz Coach, bietet Ulrike Walter ihre Unterstützung an. Die 44-Jährige ermutigt, das Abenteuer Ordnung gemeinsam anzupacken.

"Meist nimmt man sich keine Zeit, seinen Arbeitsplatz zu strukturieren und kämpft sich eher unbeholfen und genervt durch den Alltag", fasst sie ihre Erfahrung zusammen. Viel Zeit und Energie gingen etwa auf der Suche nach einem Schriftstück verloren, dabei scheint die Anzahl der potenziellen Ablageorte proportional zur Anzahl der Gegenstände zu wachsen. Immer wieder begonnene, halbherzige Aufräumaktionen kosten nicht nur viel Zeit, sondern vor allem Nerven.

Ordnung im Büro und Kreativität stellen für Walter dabei keine Gegensätze dar. Jeder Mensch habe seine eigene Definition von Ordnung. Ziel sei es daher, zunächst eine für den Klienten maßgeschneiderte Definition zu entwickeln. "Es geht nicht darum, Ordnung zu uniformieren, sondern darum, Ordnung zu systematisieren und Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Das wirkt sich positiv auf den Arbeitsalltag im Büro aus. Die Leute haben das Gefühl, die Geschwindigkeit des Hamsterrades zu verringern."

Nach dem Motto "weniger ist mehr" kämpft sich Walter mit ihren Kunden durch jahrelang aufgehäufte Papierberge. Wichtig ist es, dass die Klienten ein Ziel haben und motiviert sind, etwas zu ändern. Nur dann sei es möglich, das, was nicht mehr benötigt wird, in Würde zu entsorgen und das, was noch im Alltag gebraucht wird, klar zu strukturieren. "Bei meiner Arbeit bekomme ich Einblicke in die gesamte Lebens- und Arbeitssituation. Es ist unglaublich, wie Papierstapel, Überflüssiges überhaupt, die Klienten belasten. Allein schon die Vorstellung eines freieren Schreibtisches, eines freieren Raumes erleichtert die Leute. Das motiviert und ist hilfreich, gesetzte Ziele zu erreichen." Walter bringt mit ihrer Arbeit einen Prozess in Gang, der weit über das Aufräumen hinausgeht. In den Prozess werden betriebswirtschaftliche, ergonomische und – je nach Bedarf – ästhetische Aspekte individuell einbezogen. Am Ende des Aufräumprozesses stehen: jederzeit griffbereite Unterlagen, ein übersichtlicher Arbeitsplatz, klare Strukturen (innerlich, äußerlich und im Team). Dabei verkürzen sich Such-, Finde- und Ablagezeiten immens.

"Voraussetzungen für den Erfolg der Zusammenarbeit ist es, wenn der Klient ein Bild im Kopf hat oder sich darauf einlassen kann, mit mir zusammen ein Bild seiner Ordnung entstehen zu lassen", erklärt Walter. Die maßgebliche Folge des Prozesses sei eine Steigerung der Effektivität, der Produktivität und der Zufriedenheit am Arbeitsplatz sowie mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Für Walter ist Ordnung dabei als ein Prozess zu begreifen: "Für mich ist die Nachhaltigkeit ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit. Eine jahrelang gewachsene Ordnung kann nicht an einem Wochenende hergestellt werden."

Autor: Miriam Strauß