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09. Januar 2016

Das Ende der Papierberge

Emmendingens Gemeinderäte arbeiten gerne mit dem Tablet.

  1. In der Sitzung immer präsent: Auf dem Tablet können die Stadträte jederzeit auf die Unterlagen zurückgreifen. Foto: Gerhard Walser

EMMENDINGEN. Bis zum papierlosen Rathaus ist es noch ein weiter Weg, doch der papierlose Gemeinderat wird langsam Realität: Seit einem Jahr nutzen die Stadträte für ihre kommunalpolitische Arbeit Tablets, die ihnen die Stadt zur Verfügung gestellt hat. Die Sitzungsunterlagen werden elektronisch versandt und können jederzeit abgerufen werden. Ziel ist, die Papierberge zu verringern. Die Erfahrungen nach zwölf Monaten sind vielversprechend.

Bislang mussten die Kommunalpolitiker Berge von Papier bewältigen, um sich auf die Sitzungen vorbereiten zu können: Beschlussvorlagen, Rechenschaftsberichte, Bebauungspläne und Satzungsentwürfe landeten Woche für Woche in den Briefkästen der 26 Stadträtinnen und Stadträte. Papierverbrauch, Kopieraufwand und Portokosten waren hoch, der Überblick über die zugesandten Informationen eher bescheiden und in Zeiten digitaler Technik die Zettelwirtschaft von gestern.

"Die Zeit- und Ressourcenverschwendung ist schon enorm". Birgitta Weiher, im Rathaus für den Sitzungsdienst verantwortlich, erinnert sich, dass schon unmittelbar nach den Kommunalwahlen die Frage aufkam, ob der Wechsel von analogen Papiervorlagen zu digitalen Informationen nicht Erleichterung und Kostenersparnis bringen könnte. Ein Testlauf mit den Fachbereichsleitern verlief positiv – die Entscheidung war gefallen: Jedes Ratsmitglied erhielt ein Tablet zum Einzelpreis von 421 Euro zur "politischen" und privaten Nutzung für die Dauer des Mandats. Im städtischen Haushalt wurden dafür 11 367 Euro an überplanmäßigen Mitteln fällig – eine Investition, die sich nach Ansicht Weihers kurzfristig rechnet, vorausgesetzt, die Gemeinderäte nehmen das digitale Angebot wahr und verzichten auf die Papiervorlagen. Da ist im Moment noch "Luft nach oben", wie es Brigitta Weiher formuliert. Knapp die Hälfte der Räte arbeitet zwölf Monate nach der mit einer Schulung begleiteten Einführung ausschließlich mit dem Gerät mit der App-Software "Mandatos". Es enthält auch eine Recherchefunktion, mit der auf sämtliche Sitzungsunterlagen seit 2004 zurückgegriffen werden kann. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn kommunalpolitische Themen sich über viele Jahre entwickeln. Ein einfacher Link im Internet leitet die Räte zu den Unterlagen der jeweiligen Sitzung. Auf ihren Tablets können sie diese auch bearbeiten und Anmerkungen zum Sitzungsverlauf machen.

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Datenschutz ist vertraglich geregelt

"Ich nutze ausschließlich das Tablet und will kein Papier mehr", sagt Hanspeter Hauke (SPD). Von der Technik und den darin steckenden Möglichkeiten ist der berufsbedingt digital-affine SWR-Redakteur "total begeistert". Die Unterlagen habe man immer griffbereit und vor allem die Recherchefunktion sei geradezu unverzichtbar, wolle man sich lange Telefongespräche mit Rathausmitarbeitern ersparen. "Denen, die es nicht nutzen, sollte man es wegnehmen", scherzt Hauke, der seine Pappenheimer auch in den eigenen Reihen kennt und das Angebot der Verwaltung "großzügig" nennt.

Eher ein Skeptiker war Felix Schöchlin. Bis vor kurzem nutzte er noch parallel die Papiervorlagen. Der Ortsvorsteher von Maleck hat sich aber mittlerweile daran gewöhnt und lässt den dicken Packen Rathauspost öfter zu Hause. "Ich möchte das iPad nicht mehr missen", sagt er.

Gibt es auch Nachteile? Kritiker verweisen auf den Datenschutz bei der Vermischung amtlicher, persönlicher und nicht-öffentlichen Daten. Dies sei aber mit dem Überlassungsvertrag klar geregelt, so Brigitta Weiher. Und dann gibt es noch die gleichen Vor- und Nachteile, wie sie für das papierlose Büro allgemein gelten. Zu Beginn hatte es noch Probleme mit der Anmeldung ins W-Lan-Netz gegeben, einige Räte verwechselten ihre Passwörter und hin und wieder versagt auch die Technik – wie in der letzten Sitzung 2015, als sich Weiher vor Fragen kaum retten konnte. Bei Stromausfall ist allerdings Schluss. Zum Glück gibt’s auf der Zuhörerbank noch gedruckte Exemplare.

Autor: Gerhard Walser