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13. März 2010

Stilfrage: Lernen vom Event-Experten

Wie geht man damit um, wenn eingeladene Gäste weder zu- noch absagen? Darf man selbst anrufen und nachhaken?

Vielleicht haben diese Personen weder Lust, zu Ihnen zu kommen, noch genügend Anstand, um Ihnen das in einer angemessenen Form mitzuteilen. Sie werden sie mit Ihrem Anruf nicht zu besseren Menschen erziehen, haben aber wenigstens Planungssicherheit.

Doch warum sollten Sie überhaupt negative Motive unterstellen? Vielleicht ist die Zu- bzw. Absage verlorengegangen. Vielleicht sind die Gäste noch unentschlossen, vielleicht können sie sich noch nicht festlegen. Und: Nicht auszudenken, wenn Sie nach dem Prinzip "keine Antwort, negative Antwort" die Gäste von Ihrer Liste strichen und diese bei Ihrer Feier vor der Tür stünden.
Das Vorgehen bei dem Anruf können Sie von Event-Spezialisten lernen. Zuerst erzeugen diese eine positive Stimmung: "Sie hatten unsere Einladung zur Vernissage am kommenden Freitag erhalten? Bisher ist von Ihnen noch keine Rückmeldung eingegangen. Wir würden Sie sehr gern begrüßen." Erhalten Sie eine Absage, verabschieden Sie sich mit positivem Ausblick: "bis zum nächsten Mal."

Kommt keine unmittelbare Absage, arbeiten Sie auf eine verbindliche Zusage hin: "Dürfen wir mit Ihnen rechnen? Dann wäre es am praktischsten, wenn Sie uns heute noch den Anmeldebogen schicken könnten. Danke." Sicherheits-Checks sind auch empfehlenswert, wenn Ihre Gäste schon vor langer Zeit zugesagt haben: "Ich möchte sicherstellen, dass alles in bester Ordnung ist."

Nach guter alter Sitte wird in solchen Fällen formvollendet die Einladungskarte ein zweites Mal verschickt, nun mit dem handschriftlichen Vermerk "p.m."("pour mémoire", zur Erinnerung). Doch Gäste, die diesen Code verstehen, wissen auch, dass Einladungen angemessen zu beantworten sind.
Die Autorin ist Kommunikationstrainerin
und lebt in Freiburg.

Autor: Elisabeth Bonneau