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Web 2.0 im Unternehmen

Virtuelle Teamarbeit setzt sich durch

Immer mehr Unternehmen bauen auf Collaboration-Tools aus der Web-2.0-Welt. Wikis sind besonders beliebt.

  1. Collaboration 4:3

  2. Karsten Ehms rät Unternehmen, im Collaboration-Bereich viel auszuprobieren. (Foto: Simon Hülsbömer)

  3. Google Docs - Mit Google Docs lassen sich neben klassischen Dokumenten im Word-Stil auch Präsentationen oder Tabellen erstellen und im Team bearbeiten. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv und stellt Office-Nutzer vor keine größeren Probleme. Einzige Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs: Die Einrichtung eines kostenlosen Google-Kontos sowie eine funktionierende Internetverbindung.

  4. Gobby - Im Gegensatz zu Google Docs präsentiert sich Gobby im wesentlichen als reines Entwicklertool. Nach Erstellen eines kostenlosen Useraccounts und Installation der Software können via Gobby simultan mehrere Dokumente im Team bearbeitet werden. Gobby bietet hierbei die Möglichkeit einem Dokument die jeweils verwendete Programmiersprache zuzuordnen. Wer möchte, kann sich während des gemeinsamen Codens, via Chat-Funktion, beraten.

  5. ZOHO Writer - Ähnlich wie Google Docs arbeitet ZOHO Writer rein webbasiert und kommt ohne die Installation zusätzlicher Software aus. Nach Einrichtung eines Useraccounts können Dokumente erstellt sowie weitere User zur Mitarbeit eingeladen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an dem klassischen MS-Word-Schema und stellt den Nutzer vor keine größeren Probleme.

  6. Writeboard - Ein ähnliches Konzept verfolgt Writebord. Auch hier lassen sich textbasierte Dokumente schnell erstellen und im Team bearbeiten. Leider fallen die Formatierungsmöglichkeiten äußerst dürftig aus. Auf eine graphische Oberfläche zur Textformatierung muss man leider ganz verzichten. Wer seine Texte dennoch genauer strukturieren will, kann auf eine überschaubare Anzahl von Formatierungsbefehlen zurückgreifen, die zusammen mit dem eigentlichen Text eingegeben werden müssen.

  7. springloops - Die kostenlose „Free“-Version von springloops wendet sich im wesentlichen an Web-Entwickler, die im Team am Quellcode eines Projekts arbeiten. Springloops arbeitet dabei rein webbasiert und bietet schon in der kostenlosen „Free“-Version eine Fülle an nützlichen Features, wie beispielsweise einen AJAX-Code-Browser, die Möglichkeit bestehende Projekte zu importieren oder auch Roll-Back-Features. Wer mehr als drei aktive Projekte gleichzeitig bearbeiten möchte, muss auf eines der kostenpflichtigen Pakete zurückgreifen.

  8. QuickTopic - Nach Erstellen eines Useraccounts, lassen sich mit „Quick Doc Review“ - wie der Name schon vermuten - lässt, einzelne Dokumente hochladen und im Team besprechen. Einzelne Abschnitte eines Dokuments können dabei via "comment dot" geflaggt und kommentiert werden. Einziger Wehmutstropfen bleibt die Tatsache, dass nur Dokumente im HTML-Format akzeptiert werden. Für Word-Dokumente empfiehlt es sich daher diese vor dem Upload als HTML-Datei abzuspeichern.

  9. MixedInk - Ursprünglich als webbasierendes Collaborative-Writing-Tool für politische Aktivisten, Fans und Studenten entwickelt, eignet sich MixedInk als Plattform für schnelle Ideensammlungen oder weniger wichtige Textdokumente mit kurzer Halbwertszeit.

  10. Docs - Microsofts Docs for Facebook befindet sich momentan noch in der geschlossenen Beta Phase. Nach Fertigstellung soll es jedem Facebook-User ermöglichen, Office-Dokumente online zu erstellen beziehungsweise bestehende Office Dokumente hochzuladen und im Team online zu bearbeiten.

  11. Für Michael Mielke ist ein Wiki für die tägliche Projektarbeit unverzichtbar geworden. (Foto: privat)

  12. Rheinmetall-CIO Markus Bentele hält nichts von Collaboration aus der Cloud. (Foto: Joachim Wendler)

  13. CW-Umfrage im Überblick - Hier finden Sie die wichtigsten Ergebnisse der CW-Umfrage zum Cloud Computing im Überblick.

  14. Die meisten beobachten die Cloud - Die Cloud beschäft nahezu jeden Anwender. Knapp 85 Prozent der Befragten gaben an, dass sie sich mit den Thema auseinandersetzen.

  15. Viele beziehen bereits Services - Oft lassen die Anwender den Überlegungen auch Taten folgen. Knapp 30 Prozent beziehen bereits Dienste aus der Wolke. Ausdrücklich gegen eine Cloud-Nutzung haben sich weniger als 15 Prozent ausgesprochen.

  16. Applikationen sind beliebt - Wenn sich Anwender für Cloud-Angebote interessieren, dann vor allem für Geschäftsanwendungen und Speicherkapazitäten.

  17. Cloud-Dienste gegen Lastspitzen - Die Befragten schätzen die Flexibilität der Cloud-Services. Sie nutzen derartige Dienste beispielsweise, um Lastspitzen abzufedern.

  18. Die Skepsis bleibt - Die Bedenken richten sich vor allem gegen Sicherheits- und Datenschutzproblemen.

  19. Amazon und Google führen - Nach Einschätzung der Befragten führen Amazon und Google derzeit das Feld der Cloud-Provider an.

  20. In fünf Jahren: Platzhirsch ist Google - Auch in fünf Jahren wird Google zu den führenden Anbietern zählen, doch die traditionellen IT-Anbieter haben aufgeholt.

  21. Klassische Provider genießen Vertrauen - Google hat ein wesentliches Problem. Die Anwender vertrauen dem Konzern nicht. Sie wenden sich lieber an etablierte Anbieter wie IBM und T-Systems.

  22. Sympathien für die Deutsche Cloud - Der Bitkom hat auf der CeBIT 2010 vorgeschlagen, eine deutsche Cloud zu installieren. Das trifft durchaus auf Zustimmung der Anwender.

  23. Wichtige Daten bleiben inhouse - Dennoch speichern die Nutzer ihre kritischen Daten ungern in der Wolke.

  24. Kein Einfluss auf die interne IT - Cloud wird die heutige IT um Services ergänzen, die Arbeit der internen IT aber nicht überflüssig machen.

  25. Christoph Hecker setzt im CIOcolloqium vermehrt auf Web-Konferenzen. (Foto: Finaki/CIOcolloqium)

  26. Zorap - Wer eine Webcam und ein passendes Headset besitzt, kann via Zorap bequem – und vor allem kostenlos – webbasiert Video-Konferenzen abhalten. Hierfür muss lediglich ein Useraccount erstellt und eine neue Konferenz gestartet werden. Darüber hinaus bietet Zorap eine Reihe von Filesharing-Optionen. So können beispielsweise Photos, Videos, Music und You-Tube-Clips während einer Konferenz nach dem Motto „Schau mal was ich hier habe“ anderen Usern zugänglich gemacht werden.

  27. Eyejot - Bei Eyejot handelt es sich nicht um ein klassisches Video-Conferencing-Tool, sondern vielmehr um ein Mail-Dienst für Video-Nachrichten. Nach Registrierung kann jeder Eyejot Nutzer mit ein paar Mausklicks eine Videoaufnahme starten und diese dann an andere Eyejot-Nutzer schicken. Einfach in der Handhabung und praktisch für jeden, dem klassische E-Mails zu unpersönlich sind.

  28. DoVisio - Nach dem Öffnen der Seite und dem Klicken des Start-Buttons wird jedem Dovisio-User eine individuelle Webcam-ID zugeteilt. Wer jetzt noch die ID eines Kollegen oder Freundes kennt, kann sofort mit dem Video-Chat loslegen.

  29. Apideo - Mit Apideo lässt sich schnell und einfach eine Video-Chat-Funktion, beispielsweise für den Usersupport, auf der eigenen Webseite integrieren. Eigene Serverkapazitäten werden hierbei nicht belastet, da der verursachte Traffic direkt bei Apideo aufschlägt.

  30. Flash Meeting - Via Flash Meeting lassen sich webbasiert Videokonferenzen erstellen. Sobald die Uhrzeit des Meetings festgelegt wurde, kann der Link zum Meeting an alle Teilnehmer verschickt werden. Diese können dann durch simples Anklicken direkt am Meeting teilnehmen.

  31. Xykast - Xycast erlaubt dem Nutzer nach erfolgter Registrierung und Installation der Software mit bis zu neun Leuten gleichzeitig kostenlos zu chatten. Alternativ ist ein eins zu eins Video-Chat möglich. Zusätzlich bietet Xycast jedem Nutzer des Dienstes eine virtuelle Festplatte, die beispielsweise für Filesharing genutzt werden kann.

  32. wetoku - Wetoku wurde primär dazu entwickelt bequem online Interviews zu führen. Nach Erstellen eines Useraccounts, lässt sich ein neues „Interview“ starten. Der automatisch generierte Link zum Interview kann dann an den gewünschten Interviewpartner geschickt werden. Über einen Klick auf den Link kann dieser dann am Interview teilnehmen. Das gesamte Gespräch wird automatisch aufgezeichnet und kann später bequem abgespeichert werden.

  33. VSee - Nach Installation der entsprechenden Software bietet VSee neben klassischen Video-Konferenz-Features eine Reihe von Collaboration-Funktion, wie beispielsweise Filesharing, Applikation- und Desktop-Sharing. Zudem verspricht der Hersteller einen im Vergleich zu anderen Diensten sehr niedrigen Bedarf an Bandbreite.

  34. ViVu - ViVu richtet sich primär an Veranstalter großer Online-Events. So sollen laut Herstellerangaben Webinare mit mehreren tausend Teilnehmern problemlos möglich sein. Zusätzlich bietet ViVu unter anderem Features für Multimedia-Präsentationen, Desktop-Sharing sowie animierte Präsentationen.

  35. VisioKONTAKT - VisioKONTAKT versteht sich als Collaboration-Community Plattform. Für die Nutzung des Dienstes sind lediglich eine Webcam und ein Headset nötig. Dokumente können via Whiteboard bequem gemeinsam bearbeitet beziehungsweise getauscht und Video-Konferenzen abgehalten werden.

  36. TokBox - TokBox ermöglicht Video-Konferenzen mit bis zu 20 Teilnehmern. Zusätzlich bietet der Dienst umfangreiche Filesharing-Funktionen sowie die Möglichkeit Video-Nachrichten zu verschicken.

  37. Tinychat - Nach erfolgter Registrierung bietet das kostenlose Tinychat die Möglichkeit schnell und bequem eine neue Video-Konfernez zu eröffnen. Hierzu muss lediglich einen neuer „Room“ erstellt und die generierte URL an die Konferenzteilnehmer verschickt werden.

  38. Skype - Als wohl bekanntester VoIP-Dienst bietet Sype inzwischen auch eine Reihe von Video-Chat- sowie Video-Konferenz-Funktionen.

  39. SightSpeed - SightSpeed ermöglicht Video-Konferenzen mit bis zu 9 Teilnehmern. Darüber hinaus bietet der Dienst Video-Mail-Funktionen sowie die Möglichkeit zum Dateitausch während der Video-Konferenz.

  40. SCOPIA Desktop - SCOPIA Desktop bietet als professionelle Video-Konferenz-Lösung nach Installation der Software die Möglichkeit virtuelle Konferenzräume zu erstellen, die dann – ähnlich wie bei normalen Konferenzräumen – für bestimmte Zeiten gebucht werden können. Teilnehmer können sich entweder über das bestehende Firmennetzwerk oder alternativ über das Internet einloggen und an der Konferenz teilnehmen.

  41. Persony - Über den browserbasierten Webdienst Persony lassen sich Video-Konferenzen erstellen. Hierfür müssen lediglich die Uhrzeit festgelegt und Teilnehmer eingeladen werden. Darüber hinaus bietet der Dienst die gängigen Filesharing-Optionen.

  42. Palbee - Nach erfolgter Registrierung kann jeder User des kostenlosen, browserbasierten Video-Konferenz-Dienstes Palbee schnell und unkompliziert eine neue Konferenz starten. Hierfür muss lediglich ein Name für die Konferenz vergeben sowie die Konferenzteilnehmer eingeladen werden. Bilder und andere Dateien, die für die Konferenz benötigt werden, können jederzeit hochgeladen und während der Konferenz verwendet werden.

  43. OoVoo - Ebenfalls webbasiert, bietet OoVoo in der kostenpflichtigen Business-Variante die Möglichkeit Video-Konferenzen mit bis zu acht Teilnehmern zu erstellen. Zudem verfügt OoVoo über Desktop-Sharing-Funktionen.

  44. meeting24 - Der – zumindest in der Beta Phase – kostenlose Dienst meeting24 unterstützt Video-Konferenzen mit bis zu 24 Teilnehmern. Zum Erstellen einer Konferenz müssen lediglich ein Useraccount angelegt, ein „Meeting“ gestartet sowie weitere Teilnehmer eingeladen werden.

  45. MeBeam - Nach Erstellen eines Useraccounts können via MeBeam Videokonferenzen mit bis zu 15 Teilnehmern gestartet werden. Der eher minimalistische Dienst ist momentan noch kostenlos verfügbar.

  46. InstantPresenter - InstantPresenter eignet sich im wesentlichen für Webinare. Der webbasierte Dienst bietet hierfür unter anderem bis zu sechs Referenten gleichzeitig die Möglichkeit für alle Teilnehmer sichtbar zu agieren. Zudem können verschiedenste Dokument-Typen, wie PDFs, PowerPoint-Präsentationen oder Flash-Filme in die Präsentation eingebunden werden.

  47. HP SkyRoom - Mit SkyRoom bietet HP eine professionelle Video-Konferenz-Lösung, die insbesondere durch ihre hohe Bildqualität besticht. Voraussetzung für Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern ist - neben der Installation der Software – eine VPN-Verbindung für die Teilnahme von Usern, die sich außerhalb des Firmennetzwerks befinden.

  48. Für Frank Roebers ist das eigene Unternehmen ohne Wiki nicht mehr vorstellbar. (Foto: Synaxon)

  49. MediaWiki - Bei MediaWiki handelt es sich um die Software hinter Wikipedia. Die Software bietet den von Wikipedia bekannten Funktionsumfang und kann darüber hinaus völlig kostenlos heruntergeladen werden.

  50. Wikidot - Mit Wikidot lassen sich in kürzester Zeit Wikis, Webseiten und Foren zu verschiedensten Themen generieren.

  51. Wetpaint - Wetpaint bietet die Möglichkeit schnell und problemlos Social-Websites zu erstellen und diese mit einem beliebigen Mix aus Wiki-, Blog-, Foren- und Social-Network-Funktionen auszustatten.... zu Wetpaint</a>

  52. Socialtext - Neben anderen Funktionen, wie Social Networking, Microblogging und der Möglichkeit Blogs aufzusetzen, bietet Socialtext die Möglichkeit über die Wiki Workspaces ein eigenes Unternehmens-Wiki aufzubauen.... zu Socialtext</a>

  53. Wikispaces - Wikispaces erlaubt die schnelle und unkomplizierte webbasierte Erstellung von Wikis. Neben den klassischen Wiki-Funktionen lassen sich Audio- und Videodateien sowie verschiedenste Collaboration-Features, wie beispielsweise Chat-Funktionen, Foren und Kalender, integrieren.

  54. Zoho Wiki - Zoho Wiki arbeitet webbasiert und bietet alle gängigen Wiki-Funktionen.

  55. Couchit - Couchit erlaubt es auf unkomplizierte Weise webbasiert Wikis zu erstellen. Der Funktionsumfang fällt jedoch leider eher minimalistisch aus. Dafür ist der Dienst kostenlos zu haben.

  56. Comindwork - Comindwork bietet als vollwertiges, webbasiertes Projektmanagement-Tool neben den klassischen Features auch umfangreiche Wiki-Funktionen.

  57. MindTouch - MindTouch bietet die volle Funktionalität eines Unternehmens-Wikis.... zu MindTouch</a>

  58. Google Sites - Via Google Sites lassen sich Webseiten für Projektteams schnell und unkompliziert nach dem bekannten Wiki-Schema erstellen und alle relevanten Informationen zentral bündeln.... zu Google Sites</a>

  59. TWiki - Twiki eignet sich hervorragend zum Aufbau von Unternehmens-Wikis im eigenen Netzwerk beziehungsweise auf der eigenen Webseite. Neben dem Funktionsumfang bietet die Open Source Software noch den entscheidenden Vorteil völlig kostenlos zu sein.

  60. Mit dem "Open Company Wiki" arbeiten die Mitarbeiter der Synaxon AG völlig transparent zusammen. (Foto: Synaxon)

  61. Per Twitter zum neuen Job? - Immer mehr Firmen twittern, um neue Mitarbeiter zu finden. Bewerbern bietet sich eine zusätzliche Möglichkeit, positiv auf sich aufmerksam zu machen.

  62. Über die Suchfunktion von Twitter... - lassen sich Stellenangebote herausfiltern. Am besten, man sucht nach so genannten Hashtags (#job, #php, etc.)

  63. Jobtweet - Über spezielle Suchmaschinen wie Jobtweet kann man sich auch einen Überblick über die Jobangebote per Twitter verschaffen.

  64. Die Deutsche Telekom twittert... - seit letztem Jahr regelmäßig über ihre Jobangebote, Karrieretipps und Vernastaltungshinweise.

  65. Andrea Schönwetter... - leitet das Personal-Marketing der Deutschen Telekom. Durch Jobtweets will der Konzern, der 3500 offene Stellen hat, in "Dialog mit den Bewerbern treten".

  66. Sage Software.... - schreibt schon seit fast einem Jahr alle Stellenangebote auch über Twitter aus und freut sich über eine große Resonanz.

  67. Der Münchner Blogexperte Klaus Eck... - hat seine neuesten Mitarbeiter tatsächlich über Twitter gefunden. Er informierte nicht nur per Twitter über die offene Stelle, sondern führte auch die Gespräche.

  68. Die Deutsche Bahn... - ist der erste Konzern, der einen Kandidaten über Twitter eingestellt hat. Allerdings handelt es sich um eine Praktikantenstelle.

  69. Den Lebenslauf.... - sollten Bewerber am besten online ( etwa bei Google Docs) hinterlegen und in Ihrem Twitter-Profil darauf verweisen. Wer intensiv auf Jobsuche ist, kann auch in den Tweets direkt auf den Lebenslauf verweisen.

  70. Thorsten zur Jacobsmühlen... - ...ist Social-Media-Berater. Er sieht Twitter als Vermarktungsplattform für Bewerber: Es geht darum, auf diesem Weg als Fachmann wahrgenommen zu werden.

  71. Reiner Gratzfeld ist Senior Manager IT-Architektur und Leiter des Competence Center Collaboration & Webservices bei der Henkel KGaA in Düsseldorf. (Foto: Simon Hülsbömer)

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Gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können - diese zentrale Aufgabe steht über allem. Nur wenn Tools, ob Web-basiert oder lokal installiert, das bequem möglich machen, bringen sie ein Unternehmen weiter.

Blogs und Wikis sind die modernen Klassiker der Collaboration-Welt. Blogs werden gerne für aktuelle Einzelprojekte genutzt, in die bei Bedarf auch Inhalte von außen einfließen können, Wikis eher als ständig erweiterbare unternehmensinterne Wissensdatenbanken.

Let's try it

Ein weit verbreiteter Fehler besteht darin, Collaboration-Tools links liegen zu lassen, weil einem die Phantasie für Einsatzszenarien fehlt. Karsten Ehms, Principal Consultant im Corporate-Technology-Bereich bei der Siemens AG in München, beteuert: "Es gibt viele Einsatzmöglichkeiten für diese Werkzeuge. Aus ihren Funktionen kann man aber nicht die Einführungsstrategien ableiten. Mein Tipp: Seien Sie immer offen für Anwendungsfälle, die Sie nicht vorhersehen können." Ehms hält viel von Experimentierfreudigkeit und Offenheit. Andererseits erleichterten vorhersehbare Anwendungsszenarien, die sich ohnehin einer starken Aufmerksamkeit in der Belegschaft erfreuten, die Installation von Collaboration-Tools natürlich ungemein.

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Bei Siemens selbst sind nicht nur Wikis, sondern auch Blogs unter den Mitarbeitern weit verbreitet. Selbst wenn nicht jeder täglich etwas in sein digitales Tagebuch schreibt - ein Eintrag wöchentlich ist laut Ehms bei inhaltlich wertvollen Postings völlig ausreichend -, findet laut Ehms ein reger Wissens- und Erfahrungsaustausch auch gerade auf diesem Weg statt. So halten sich Projektteams über lokale Grenzen hinweg gegenseitig auf dem Laufenden.

Projektgruppen mögen Wikis

Wie wichtig eine zentrale Materialsammlung in Form eines Wikis sein kann, auf das sich von überall aus zugreifen lässt, stellt auch Michael Mielke fest. Er ist Teamleiter Unternehmenssteuerung und Informations-Management im Bereich DB Training bei der Deutschen Bahn. In rund 800 einzelnen Projekten im Jahr, in die alle 60 Mitarbeiter eingebunden sind, unterstützt die intern gehostete Wiki-Lösung Atlassian Confluence den Konzern bei der Verbesserung interner Arbeitsabläufe. Hier können Erfahrungen und Daten gesammelt werden. "Wir haben für jedes Projekt einen eigenen Bereich, in dem die Projektmitarbeiter ihre Dokumente ablegen und gemeinsam verändern können", so Mielke. Einen großen Vorteil des Tools sieht der Teamleiter in der bequemen Rechtevergabe: "Überall, wo Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, ist die Verteilung der Zugriffsrechte beispielsweise bei klassischen Gruppenlaufwerken kompliziert, weil hier alles einzeln koordiniert werden muss." Im Wiki lege man lediglich eine neue Gruppe an und weise die Mitglieder mit wenigen Handgriffen zu. Durch die Vollindexierung der gesammelten Inhalte seien die Dokumente zudem wesentlich schneller auffindbar als bei gemeinsam genutzten Laufwerken.

Mit einem ähnlichen Ansatz arbeitet der Düsseldorfer Rüstungskonzern Rheinmetall AG. Corporate CIO Markus Bentele setzt auf virtuelle Zusammenarbeit mit einer Kombination aus den IBM-Produkten Lotus Quickr für Teamarbeitsbereiche und Dokumenten-Management, Lotus Sametime für die Echtzeitzusammenarbeit und Lotus Connections für Social Networking unter den Mitarbeitern. Mit dieser Collaboration-Suite setzen Projektteams unter anderem Blogs und Wikis auf und tauschen Dokumente in abgesicherten Räumen untereinander aus. Die lexikalischen Fähigkeiten eines Wikis, leicht durchsuchbare Materialsammlungen zu erstellen, vereinfachten die Projektarbeit ungemein, so der CIO.

Cloud - nein danke!

Eine zentrale Frage, wenn es allgemein um den Einsatz von Collaboration-Tools geht, ist die nach der Infrastruktur. Soll man diese extern in der Cloud hosten oder doch lieber intern selbst aufbauen? Darüber wurde auch bei Rheinmetall diskutiert: Besonders wichtig bei der Entscheidung für eine interne Lösung waren Bentele die lokale Infrastruktur und die branchenspezifisch hohen Sicherheitsstandards, die eine Cloud-Variante niemals erfüllen könne: "Nach dem deutschen Handelsrecht darf ich gar keine öffentliche Cloud einsetzen, weil ich die Hoheit über wesentliche Geschäftsressourcen meines Unternehmens verlieren würde." Auch Mielke hält nichts von extern gehosteten Lösungen: "Eine öffentliche Cloud kommt für DB Training aus Sicherheitserwägungen heraus nicht in Frage. Wir könnten in Zukunft aber darüber nachdenken, ob wir bei unserer Größe nicht selbst demnächst eine private Cloud für unsere Applikationen hosten."

Indem die Anwender ihre Infrastruktur intern betreiben, können sie aber noch nicht deren Missbrauch für private Zwecke verhindern. Deshalb bedient sich Rheinmetall redaktioneller Workflows, in deren Rahmen die Mitarbeiter-Postings von Dritten freigegeben werden müssen. "Die Anwendung eines Wikis, wie wir es aus dem Internet kennen, hätte durch sein anarchisches Umfeld im Unternehmen keinen Sinn. Sehr wohl können wir aber die Funktion Wiki mit Berechtigungen und Freigabe-Workflow hervorragend im Business-Kontext einsetzen", verteidigt Bentele die Web-2.0-Strategie des Konzerns. "Nach meiner Wahrnehmung steigt die Effizienz durch diese Werkzeuge sehr. Sie machen Projektteams flexibler und stellen auch Teams mit häufig wechselnden Mitarbeitern vor weniger Probleme", resümiert der Corporate CIO.

Intern oder extern?

Dass der Einsatzzweck die Verwendung von Collaboration-Werkzeugen maßgeblich beeinflusst, sieht auch Christoph Hecker, Geschäftsführer des CIOcolloqiums, so. Er ist verantwortlich für die inhaltliche Ausrichtung und die Arbeitsformate auf den Tagungen des CIO-Netzwerks und setzt dabei bereits verstärkt auf den Web-Konferenz-Dienst Adobe Connect. Die für Hecker zentrale Frage ist die der Abgrenzung der unternehmensinternen Verwendung von der Sichtbarkeit der Tools nach außen: "Was will ich mit den Tools? Verwende ich sie nur zur internen Abstimmung von Dokumenten? Oder will ich sie auch zur Kommunikation mit externen Mitarbeitern und Kunden benutzen und die Software in alle meine Arbeitsprozesse integrieren?" Im letztgenannten Fall seien kollaborative Web-2.0-Tools wegen ihrer Offenheit durchaus mit Vorsicht zu genießen.

Auch Mielke empfiehlt, vor dem Einsatz von Collaboration-Tools grundsätzlich nachzudenken. Vor allem im Bereich Wissens-Management müsse nicht vom Werkzeug, sondern von den Mitarbeitern her überlegt werden: "Wir haben die Kollegen gefragt, wie bei ihnen unscharfes Suchen stattfindet. Recherchieren Sie eher Personen, Themen, Projekten, Kunden oder Unternehmenseinheiten?" Erst danach habe man sich für ein Wiki entschieden, weil es die Anforderungen der beteiligten Mitarbeiter am besten erfüllen konnte.

Ein Wiki entscheidet alles

Collaboration heißt, von den Mitarbeitern her zu denken. Das zeigt auch das Beispiel der Synaxon AG aus Bielefeld, zu deren wichtigsten Marken die Franchise-Kette PC-Spezialist gehört. Deren Vorstandsvorsitzender Frank Roebers ist Co-Autor des neuen COMPUTERWOCHE-Buchs "Web 2.0 im Unternehmen". Roebers erklärt, warum sich die IT-Verbundgruppe, die Franchise-Systeme und Kooperationsmodelle für fast 3000 IT-Fachhändler in ganz Europa anbietet, schon 2006 für ein "Open Company Wiki" entschieden hat, an dem jeder Mitarbeiter mitschreiben darf und das mittlerweile das Herzstück im operativen Tagesgeschäft bildet. Die auf der Wikipedia-Software Mediawiki basierende Collaboration-Lösung biete die Möglichkeit der völligen Transparenz. "Jeder kann alles sehen, jeder kann an allem mitschreiben", sagt Roebers. Das Wiki ersetze sowohl das Intranet als auch bereits große Teile der Office-Software. So werden dort viele gemeinsame Texte und Projekte begonnen und weiterentwickelt. Ein Mitarbeiter könne sogar seine eigene Stellenbeschreibung ändern, wenn dies erforderlich sei - ohne Freigabe, direkt für jeden sichtbar. Auch strategische Vorstandsentscheidungen werden bei Synaxon öffentlich diskutiert und gemeinsam getroffen.

Heute verzeichnet Roebers im "Open Company Wiki" zwischen 300 und 500 Edits pro Tag. Alle 140 Mitarbeiter stellen solche Beiträge ein. Insgesamt 87 Millionen Abrufe von 44.000 Seiten bei 324.000 einzelnen Änderungen seit der Einführung vor vier Jahren sprechen eine deutliche Sprache: Die Synaxon AG ist ohne Wiki nicht mehr vorstellbar.

Totale Transparenz

Warum das Modell so erfolgreich ist? Die totale Transparenz verhindere zum einen den Missbrauch, weil jede Änderung namentlich gekennzeichnet werde, und motiviere zum anderen ungemein, die eigene tägliche Arbeit voranzutreiben. "In vier Jahren hatten wir keinen einzigen Eintrag im Wiki, der von einer Führungskraft rückgängig gemacht worden wäre", zeigt sich Roebers begeistert von seiner ursprünglichen Idee, ein "Wikipedia fürs Unternehmen" zu installieren. Der Erfolg dieser Maßnahme übertraf seine kühnsten Vorstellungen. Damit das zukunftsträchtige Projekt nicht wieder einschläft, stellt Synaxon nur noch Mitarbeiter ein, die das neue, ebenfalls im Wiki von allen Mitarbeitern gemeinsam entwickelte Unternehmensleitbild voll unterstützen und die aktive Wiki-Arbeit als wichtigsten Bestandteil ihres Jobs anerkennen. "Durch die hohe Transparenz wissen alle Bewerber genau, was auf sie zukommt. Dadurch bewerben sich heute ganz andere Leute bei uns als früher", erklärt Roebers.

Neben dem Wiki kommen auch Blogs und Mikroblogs zum exzessiven Einsatz: Bevor ein neuer Inhalt eingestellt werde, müsse ein Mitarbeiter dessen potenzielle Lebensdauer bewerten. "Was nur kurz lebt, kommt in unsere Mikroblogs - was länger lebt, in die Blogs, langlebiger Content findet sich im Wiki wieder", so Roebers. Für internes Mikroblogging setzt das Unternehmen auf Yammer, für alles andere auf Twitter. Der Corporate Blog auf der Website basiert auf Wordpress, intern bloggen die Mitarbeiter mit einer eigens entwickelten Mediawiki-Erweiterung. Hinzu kommt laut Roebers die Vernetzung der Kanäle untereinander: "Vieles wird heute im Blog mit einem Verweis auf das Wiki angekündigt." Von einer integrierten Gesamtlösung für alle Einsatzzwecke sei man abgerückt und nutze nun ein Programm für jeden einzelnen Bereich, weil sich integrierte Applikationen als nicht handhabbar herausgestellt hätten.

"Cloud-Kritik ist Quatsch"

Die Cloud-Computing-Kritik anderer Anwender kann der Synaxon-Chef, der allerdings auch nicht in der Rüstungsindustrie unterwegs ist, nicht nachvollziehen: "Das ist Quatsch. Wie kommen die bloß immer auf die Idee, die Daten seien bei ihnen sicherer als bei Google oder anderen Dienstleistern?" Synaxon habe alle rechtlichen Aspekte prüfen lassen und sei zu dem Schluss gelangt, dass Cloud-Anwendungen im Enterprise auch in Deutschland möglich seien, so Roebers. Synaxon hoste sein Wiki wegen des niedrigen Ressourcenverbrauchs zwar intern, habe seine übrige Collaboration-Infrastruktur aber erst kürzlich von IBM Lotus Notes auf Google Apps in die Cloud übertragen.

Aber was ist mit Betriebsgeheimnissen, die viele Konzerne und Mittelständler niemals in den Rechenzentren von Cloud-Anbietern sehen wollen? "Ich habe meine Zweifel, ob diese Einstellung wirklich etwas nützt", sagt Roebers. Sobald etwas digital vorliege, lasse es sich de facto nicht mehr schützen. Bis auf die gesetzlich untersagte Veröffentlichung bestimmter Inhalte, wie beispielsweise personenbezogener Daten, sei die Synaxon AG dazu übergegangen, einen entscheidenden Grundsatz, der in den meisten Unternehmen vorherrsche, ins Gegenteil zu verkehren: "Bei uns ist alles öffentlich und total transparent - nur im Einzelfall wird entschieden, etwas geheim zu halten", lässt Roebers wissen. Damit steht sein Unternehmen zwar noch ziemlich alleine da, scheint für die digitale Zukunft aber besser gerüstet als andere.

"Ein gewisses Vertrauen muss da sein"

Wie bekomme ich die Web-2.0-Werkzeuge aber nun in das Unternehmen hinein? Über diese Fragestellung hat die COMPUTERWOCHE mit Reiner Gratzfeld, Senior Manager IT-Architektur und Leiter des Competence Center Collaboration & Webservices bei der Henkel KGaA in Düsseldorf, gesprochen:

CW: Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen schaffen, damit sich kollaborative Web-2.0-Technologien wie Wikis und Blogs durchsetzen?

GRATZFELD: Das Wichtigste ist ein offenes Unternehmensklima, in dem sich die Mitarbeiter auch trauen, solche Plattformen zu nutzen. Darüber hinaus müssen die Firmen erkennen, wo die E-Mail ihre Grenzen hat und welche Aufgaben man mit ihr nicht mehr lösen kann. Das gilt insbesondere für große und dezentral organisierte Unternehmen. Firmen mit über 50.000 Mitarbeitern wie Henkel haben in fast jedem Land der Welt Mitarbeiter. Natürlich weiß ich nicht, welcher Kollege in Brasilien oder Peru gerade an welchem Problem arbeitet - gerade da helfen Web-2.0-Tools enorm. Bei Mittelständlern, wo jeder jeden kennt, ist das etwas ganz anderes. Dritter Punkt ist die einfache Benutzbarkeit der Techniken - nur was simpel zu bedienen ist, kann sich auch durchsetzen.

CW: Welche Probleme können noch entstehen?

GRATZFELD: Natürlich gibt es Bedenken gegen Web-2.0-Tools, was die Datensicherheit angeht. Darüber muss in den Unternehmen geredet werden - auch darüber, dass die Software nicht dazu dient, das Wissen der Mitarbeiter digital vorrätig zu halten, um die Angestellten überflüssig zu machen und Arbeitsplätze abzubauen. Ein gewisses Vertrauen muss also da sein. Wenn sich ein Unternehmen dagegen in Restrukturierungsmaßnahmen befindet und an vielen Stellen Personal abbaut, wird es keine neuen Collaboration-Werkzeuge einführen können. Dann ist das Misstrauen unter den Mitarbeitern so groß, dass sich niemand auf diese Tools einlassen wird.

CW: Welche Werkzeuge sind fürs Enterprise-Umfeld geeignet?

GRATZFELD: Ich glaube, dass es für alle gebräuchlichen Web-2.0-Werkzeuge Anwendungsbereiche gibt. Wir müssen dahin kommen, dass Unternehmen Werkzeuge einsetzen, die gleich mehrere Kommunikationsformen ermöglichen - also nicht nur ein Wiki oder ein Blog. So führt mich eine Suchanfrage beispielsweise zu einem interessanten Beitrag auf einem Blog, über dessen Profilseite ich gleich auch verschiedene Wiki-Einträge desselben Autors finde. Es hat aber keinen Sinn, Blogs oder Wikis en passant einzuführen. Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, welche Werkzeuge für sich und seine Mitarbeiter sinnvoll sind. Ganz wichtig ist eine klare Linie, wie Social Services bereitgestellt und genutzt werden sollen.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de

Autor: Simon Hülsbömer