Azubi-Leben

Abteilungsbericht Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung beim Badischen Verlag ist eine Ausbildungsstation, die von uns Azubis meist Mitte oder Ende des zweiten Lehrjahres besucht wird. Hier dreht sich alles um die Finanzen der unterschiedlichen Firmen, die unter BZ.medien fallen.

Carina H.
Fr, 16. Dez 2022, 14:52 Uhr
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Thema: Azubi-Leben

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Carina bei der Arbeit. | Foto: BZ — 1/2
Carina bei der Arbeit. Foto: BZ

Carina an ihrem Arbeitsplatz in der Finanzbuchhaltung. | Foto: BZ — 2/2
Carina an ihrem Arbeitsplatz in der Finanzbuchhaltung. Foto: BZ

Die Finanzbuchhaltung (kurz FiBu) arbeitet mit Kreditoren (eingehende Rechnungen, die der Verlag bezahlen muss) und Debitoren (Rechnungen, die Kunden an uns bezahlen müssen). Die Firmen der BZ.medien Gruppe werden hierbei in verschiedenen Teams aufgeteilt. So bearbeitet das Team Debitoren die gesamten Anzeigen und das Abo Management buchhalterisch. Darüber hinaus gibt es für den kreditorischen Bereich das Team für technische Betriebe, das Team Logistik und das Team Badischer Verlag. Hier werden auch die Zahlungen in den Verbundunternehmen betrachtet.

Rechnungen kommen jeden Tag ins Unternehmen und verlassen jeden Tag das Unternehmen. Die Finanzbuchhaltung arbeitet fast nur digital, nur wenige Rechnungen kommen noch per Post. Dabei geht es natürlich um genaues Arbeiten, denn bei Zahlungen muss aufmerksam gebucht werden. Zahlendreher oder falsche Adressen sollte es nicht geben. Ebenso muss natürlich aufgrund der streng geheimen Daten eine große Sensibilität an den Tag gelegt werden.
Die Arbeit in der Finanzbuchhaltung ist sehr vielseitig. Zum Monatsanfang fällt hier am meisten Arbeit an, durch die ganzen Abbuchungen von Gebühren, Steuern, Debitorenrechungen und so weiter. Ebenso geht es auf das Ende des Jahres 2022 zu und somit muss der Jahresabschluss gebucht werden.

Die Arbeit in der Abteilung beginnt früh. Schon ab 7 Uhr kann man die ersten Mitarbeiter am Schreibtisch sitzen sehen. Sie beginnen mit dem Buchen von Rechnungen, die per Mail oder über das System eingegangen sind, behalten die Kontoauszüge und Abbuchungen im Blick und überwachen die Finanzen des Unternehmens.
Um 9 Uhr kommt die Post, dutzende Briefe erreichen die Finanzbuchhaltung täglich. Diese werden nach den jeweiligen Mitarbeitern sortiert und weitergegeben, meist von dem Azubi, der gerade in der Abteilung arbeitet. Die Briefe werden auf den jeweiligen Buchungskreis gescannt, da jedes Unternehmen von unterschiedlichen Mitarbeitern betreut wird. Sind die Rechnungen gescannt, werden sie vorerfasst und zur Freigabe an die richtige Stelle weitergeleitet. Nach der Freigabe steht das Buchen der Rechnung an, damit diese zeitnah auch bezahlt werden kann.

Beim Buchen wird mit sogenannten Sachkonten gearbeitet. Jeder Geschäftsvorfall bezieht sich auf ein eigenes Sachkonto, je nach Leistungsart. Immerhin kann keine Telefonrechnung auf das Sachkonto "Mietkosten" laufen. Es wird also immer differenziert, um jedem Geschäftsvorfall das richtige Sachkonto zuzuordnen.

Eine weitere Aufgabe der Azubis in der Finanzbuchhaltung ist das Ablegen von Kontoauszügen, die von unterschiedlichen Banken täglich ankommen. Sie müssen alle richtig sortiert werden, um jederzeit etwas wiederfinden zu können. Natürlich ist die Abteilung auch zuständig für allerlei Fragen rund um Rechnungen. Kunden, die im Telefon-Team Baden anrufen und fragen zu ihren Abonnentenrechungen haben, werden zum Debitorenbüro weitergeleitet. Die Mitarbeiter des Debitorenbüros sind auch für Kontoänderungen zuständig. Ebenso betreuen sie das Mahnwesen und Telefoninkasso.
Das Team der Kreditoren befasst sich mit eingehenden Lieferantenrechnungen und dabei geht es nicht nur um Papier oder Drucktinte. Es handelt sich um Rechnungen für Handwerksarbeiten, Umbauten, Bürobedarf und vieles mehr. Die Abrechnungen von Reservix, unserem Kartenportal für die Geschäftsstellen, fallen ebenfalls im Kreditorenteam an, genauso wie die Kreditkartenabrechnungen.

Buchhalterisch wird hier auch die jährliche Hilfsaktion "Aktion Weihnachtswunsch" betreut. Das Kreditoren-Team rund um den Badischen Verlag übernimmt ebenfalls den Freiburger Wochenbericht, Emmendinger Tor, Wochenzeitungen am Oberrhein (WZO), BZ Kartenservice und Aktion Weihnachtswunsch.
Außerdem sind die Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnungen zuständig. Wenn Geschäftsreisen oder, im Fall der Azubis, Promotioneinsätze eingereicht werden, müssen diese im System richtig verbucht werden. Zusätzlich werden in der Bankenbuchhaltung die gesamten Konten des BZ.Medien Verbunds überwacht und gesteuert. Hier werden vor allem die Zinsen im Auge behalten, um möglichst einen genauen Überblick über jedes Bankkonto zu haben. Dabei kann es intern auch zu diversen Geldüberträgen kommen. Denn die Unternehmen haben teils mehrere Konten bei unterschiedlichen Banken aus der Region.

Zusammengefasst lässt sich sagen, die FiBu ist eine sehr interessante und vielseitige Abteilung des Unternehmens, die enorm wichtig für die Azubis ist. Langweilig wird es hier nie und ich hatte eine sehr schöne Zeit bei den Kolleginnen und Kollegen der Finanzbuchhaltung.

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