Tipps für die Arbeit

Business-Coach hält Multitasking im Büro für einen Mythos

Amelie Breitenhuber

Von Amelie Breitenhuber (dpa)

Di, 07. September 2021 um 15:52 Uhr

Liebe & Familie

Tagtäglich versuchen wir im Beruf, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Multitasking gilt als effizient. Ein Trugschluss, sagt der Coach und Autor Mathias Fischedick. Aber wie geht es besser?

Eine E-Mail an die Kundin schreiben, nebenbei eine Nachfrage des Kollegen im internen Chat beantworten und das Meeting in Outlook verschieben: Vermeintlich schaffen wir im Job mehr, wenn wir Dinge gleichzeitig erledigen. Der Business-Coach Mathias Fischedick hält Multitasking für einen Mythos. Im Interview mit Amelie Breitenhuber (dpa) erklärt der Buchautor ("Mehr schaffen, ohne geschafft zu sein"), wie wir unser Arbeitspensum ganz ohne Multitasking schneller und fehlerfreier bewältigen können.

BZ: Sie sagen, Multitasking sei ein Mythos – warum?
Fischedick: Dass Multitasking funktioniert, ist ein Irrglaube. Unser Gehirn kann immer nur eine bewusste Tätigkeit gleichzeitig ausführen. Wenn Sie versuchen, beim Telefonieren gleichzeitig eine E-Mail zu beantworten, springt in Wirklichkeit Ihre Aufmerksamkeit immer hin und her zwischen Mail und Telefonat. Sie erledigen also nicht beides parallel, sondern es ist ein schneller Wechsel zwischen beiden Tätigkeiten. Jeder dieser unzähligen Aufmerksamkeitssprünge kostet Energie und Zeit. Das heißt, in der Summe verbrauchen Sie mehr Zeit, als wenn Sie beide Tätigkeiten nacheinander ausgeführt hätten. Außerdem produzieren Sie beim Versuch des Multitaskings mehr Fehler. In der Mail bringen Sie Dinge nicht auf den Punkt und dem Gesprächspartner am Telefon hören sie nicht richtig zu. Diese Fehler zu korrigieren, kostet noch weitere Zeit, von der wir eh zu wenig haben.

"Im Moment des Stolperns stoppen wir automatisch die andere parallele Tätigkeit"
BZ: Manchmal funktioniert es aber, oder?
Fischedick: Multitasking funktioniert nur, wenn eine der gleichzeitig ausgeführten Tätigkeiten unbewusst ablaufen kann. Gehen zum Beispiel ist so eine Tätigkeit. Diesen Bewegungsprozess haben wir so sehr verinnerlicht, dass er von ganz alleine funktioniert. Dadurch haben wir Hirnkapazitäten frei, um gleichzeitig mit dem Handy zu telefonieren, zu schauen, was in der Schaufensterauslage liegt, oder dem vorbeirasenden Radler einen Vogel zu zeigen. Sobald wir aber stolpern, weil wir eine Stufe oder ein anderes Hindernis übersehen haben, schalten wir automatisch um und steuern zumindest für die nächsten Schritte unseren Gang bewusst, bis wir uns wieder sicher fühlen. Im Moment des Stolperns stoppen wir automatisch die andere parallele Tätigkeit. Unser Blick geht vom Schaufenster auf den Boden, um zu sehen, worüber wir gestolpert sind. Dieses Beispiel zeigt deutlich: Sie können mit Ihrer Aufmerksamkeit nicht gleichzeitig bei zwei Tätigkeiten sein.

BZ: Aber gibt es nicht auch Situationen, in denen Multitasking unerlässlich ist?
Fischedick: Echtes Multitasking betreiben wir zum Beispiel, wenn wir das Zehnfingersystem beherrschen und im wahrsten Sinne des Wortes blind schreiben können. Dadurch können wir uns voll und ganz auf den Inhalt des Textes konzentrieren, den wir verfassen, und sind nicht zusätzlich noch mit der Suche nach den richtigen Tasten beschäftigt. Das funktioniert aber nur, weil das Tippen wirklich unbewusst ablaufen kann.

"Möglichst Störquellen ausschalten"
BZ: Gleichzeitig geht also selten. Welche Regeln sollte man stattdessen befolgen, um das Arbeitspensum zu schaffen?
Fischedick: Wenig Ablenkung, klare Struktur und regelmäßige Pausen sind für mich die wichtigsten Faktoren, um möglichst viel zu schaffen. Wir werden in der heutigen digitalen Zeit zu sehr durch ständig eingehende Mails, Anrufe und so weiter abgelenkt. Studien haben gezeigt, dass wir nach der Ablenkung durch eine Nachricht auf unserem Handy ganze acht Minuten brauchen, um mit unserem Fokus wieder voll bei der Sache zu sein, mit der wir uns zuvor beschäftigt haben. Dadurch kommen wir nicht so schnell mit unserer Arbeit voran, wie wir könnten. Deshalb ist mein Tipp: Möglichst Störquellen ausschalten. Das heißt, das Handy auf stumm schalten und am besten mit dem Display nach unten auf den Tisch legen, damit wir nicht doch im Augenwinkel sehen, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Genauso empfiehlt es sich, das Mailprogramm so einzustellen, dass neue Nachrichten nicht automatisch abgerufen werden, sondern erst auf Knopfdruck. Dadurch entscheiden wir selbst, wann wir bereit sind für neue elektronische Post.

BZ: Und wie schafft man eine klare Struktur?
Fischedick: Struktur ist wichtig, da wir Zeit und Energie sparen, wenn uns klar ist, was wir bis wann erledigen müssen und vor allem auch warum. Das Warum einer Aufgabe macht uns den Sinn einer Aufgabe klar. Wenn wir diesen verstehen, gehen wir motivierter und zielführender an die Sache, als wenn wir etwas nur erledigen, weil der Chef gesagt hat, dass wir das machen sollen, oder man das halt so macht. Deshalb mein Tipp: Hinterfragen Sie bei jeder Aufgabe, die Sie zu erfüllen haben, erst den Sinn und erledigen Sie diese nicht nur aus Gewohnheit. Entweder stellen Sie fest, dass die Aufgabe sinnlos und damit überflüssig ist, oder das Warum gibt Ihnen neben der größeren Motivation eine neue Idee, auf welche andere Art Sie die Aufgabe noch erledigen könnten, um das Ziel schneller zu erreichen.

"Kein Leistungssportler ist auf Dauer erfolgreich, wenn er nicht regelmäßig trainingsfreie Zeiten einplant"
BZ: Wie gehen Berufstätige ihre Pausen am besten an?
Fischedick: Bei allem Leistungsdruck vergessen wir zu oft, eine Pause zu machen. Dadurch geht unsere Leistung auf Dauer immer mehr in den Keller. Kein Leistungssportler ist auf Dauer erfolgreich, wenn er nicht regelmäßig trainingsfreie Zeiten einplant. Deshalb rate ich: Machen Sie alle 90 Minuten 10 bis 20 Minuten Pause. Und damit meine ich eine echte Pause. Wenn Sie in dieser Zeit private Nachrichten auf dem Handy lesen, kommt Ihr Gehirn nicht zur Ruhe. Die besseren Alternativen für eine Pausenbeschäftigung sind zum Beispiel ein kurzer Spaziergang, das bewusste Essen eines kleinen Snacks, ein paar Fitnessübungen, etwas Yoga oder Musik hören. Was auch schnell neue Kraft bringt, sind Powernaps von 15 bis 20 Minuten. Wenn man nicht zu Hause ist, geht das auch gut im Sitzen im eigenen Auto auf dem Firmenparkplatz. Ich kenne auch Menschen, die im Büro eine Yogamatte haben und sich nach der Mittagspause für ein paar Minuten für ein Nickerchen unter den Schreibtisch legen.

BZ: Wie findet man nach einer unvermeidbaren Ablenkung wie einem Anruf zurück in die Konzentration?
Fischedick: Damit man den Kopf wirklich wieder frei hat für die ursprüngliche Tätigkeit, sollte man die neuen Informationen und Eindrücke, die durch den Anruf kamen, erstmal verarbeiten. Zum Beispiel, indem man direkt das erledigt, was sich aus dem Anruf ergeben hat. Das empfiehlt sich allerdings nur bei kleineren Aufgaben, wenn es also beispielsweise darum geht, eben schnell ein Dokument oder eine Mail weiterzuleiten. Bei einem umfangreicheren Pensum, das sich aus dem Telefonat ergibt, ist mein Tipp, sich eine Notiz zu machen, was genau später zu tun ist. Durch dieses Externalisieren und strukturierte Aufschreiben der Gedanken ist der Kopf dann wieder frei, um mit der Tätigkeit fortzufahren, bei der man unterbrochen worden war.
Zur Person

Mathias Fischedick, geboren 1970, ist Business-Coach, Mental-Coach und Bestseller-Autor.