Abschied vom Aktenordner

Umstellung aufs papierlose Büro ist ein rasant wachsender Markt

Holger Schindler

Von Holger Schindler

Mi, 24. Oktober 2018 um 10:45 Uhr

Computer & Medien

Papier spielt in allen Büros noch eine Rolle. Die Umstellung auf digitale Dokumente ist eine Herausforderung. Wie können Firmen die papierlose Buchhaltung rechtssicher führen?

Seit 2014 gibt es die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Reglement mit dem sperrigen Titel war ein Meilenstein für die Dokumentendigitalisierung in Unternehmen. Seither ist klar, wie Betriebe ihre Buchhaltung auch papierlos rechtssicher führen können.

"Bei unserer Tätigkeit stellen wir immer wieder fest, wie unterschiedlich der Umsetzungsstand und die Anforderungen beim digitalen Handling von Dokumenten ist", sagt Andreas Lapp. Der 34-Jährige bietet mit seiner Firma Lapp Solutions Geräte vom US-Herstellers Xerox fürs Dokumentenmanagement an. "Als mein Vater 1987 angefangen hat, hat Xerox noch Schreibmaschinen hergestellt. Dann wurden Drucker und Kopierer immer wichtiger, dann kam die Vernetzung der Geräte – und heute sehen wir in den Geräten Schnittstellen zwischen der realen und der digitalen Welt und immer mehr auch intelligente Arbeitsplatzassistenten", sagt Lapp.

Der Hardware-Vertrieb beschäftigt 25 Mitarbeiter. Zehn weitere Menschen sind beim Softwarehersteller Envisia tätig, den Lapp gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Maximillian Klundt (30) führt. Envisia entwickelt und vertreibt das gleichnamige Dokumenten-Managementsystem (DMS).

Auf dem Güterbahnhofareal ist vergangene Woche ein neuer gemeinsamer Firmensitz für beide Unternehmen eröffnet worden. 4,4 Millionen Euro sind in das dreigeschossige Bürogebäude in der Berta-Ottenstein-Straße 10 geflossen. "Wir haben damit unsere Fläche von 250 Quadratmetern am alten Standort im Industriegebiet Nord auf nun rund 1400 Quadratmeter vergrößert", erklärt Lapp.

Die Region Südbaden biete noch viel Absatzpotenzial, so der Unternehmer weiter: "Manchmal treffen wir bei der Beratung auf regelrechte Papierhöhlen." Manchmal aber seien Betriebe, von denen man es kaum erwarte, auch schon weitgehend digitalisiert. "Papier hat auch in Zukunft seine Berechtigung, zum Beispiel bei Unterlagen für Meetings oder Seminare", sagt Lapp. Doch sobald es um die dauerhafte Archvierung von Dokumenten gehe und ums Wiederfinden von Informationen, seien elektronische System klar die bessere Option.